Housekeeping ou metodologia 5S
Essa ferramenta ajuda na padronização
e arrumação do ambiente, otimizando os resultados obtidos. Pensando nisso, criamos um miniguia para
você. Continue a leitura e compreenda o conceito de Housekeeping ou 5S, seus benefícios e como aplicar na loja de
ferro e aço. Confira!
Housekeeping ou metodologia
5S
Também chamada de Housekeeping (do inglês “arrumando a casa”),
essa metodologia de origem japonesa consiste na aplicação de cinco normas que
visam otimizar a organização e qualidade do local de trabalho.
SEIRI
O SEIRI diz
respeito ao senso de utilização e seu objetivo é começar colocar tudo no lugar.
Algumas perguntas auxiliam a orientar essa parte, tal como:
·
isso ainda é necessário?
·
esse item ainda tem alguma utilidade para minha empresa?
·
caso eu elimine esse item, fará falta para meu negócio?
Para auxiliar
neste processo, pode-se levantar os materiais e equipamentos presentes e
separar e descartar aqueles que já não têm mais nenhuma utilidade ou que já
estejam comprometidos. Vale, também, fazer a mesma análise para documentos,
tanto eletrônicos quanto impressos. Por exemplo, aquelas de
10 anos atrás, será mesmo que precisam continuar sendo armazenadas?
SEITON
O SEITON fala
sobre o senso de organização. É hora de colocar a casa em ordem! Em uma loja,
isso é fundamental. Afinal, como é possível trabalhar e encontrar itens em sua
loja se está tudo bagunçado?
O SEITON é
aplicado em todas as áreas, mas deve ser observado, principalmente, no estoque
e no escritório, para que se possa encontrar os objetos necessários.
Lembre-se que aqueles utilizados diariamente devem estar
dispostos de forma a serem encontrados mais facilmente e deixar mais reservado
aqueles que não são usados no dia a dia.
Alguns
especialistas afirmam que é possível aplicar este conceito, inclusive, na
gestão de pessoas. Para isso, observe quais são os cargos e funções que não
estão cumprindo mais o seu papel e, caso seja necessário, elimine os
desperdícios em seu negócio.
SEISO
O SEISO está
relacionado com o senso de limpeza, ou seja, é a higienização do local de
trabalho. É importante lembrar que esse senso de limpeza não é apenas obrigação
dos funcionários responsáveis, mas de todos os presentes, para manter a higiene
no local.
Ele está
ligado tanto com a higienização do ambiente da loja quanto, também, da
limpeza de cada colaborador. Lembre-se que os funcionários devem se apresentar
com uniforme impecável, para não prejudicar a impressão final do cliente.
SEIKETSU
Após toda a
organização e limpeza promovida pelos princípios anteriores, é hora de fazer a
máquina organizacional funcionar. O
SEIKETSU diz respeito ao senso de padronização, ou seja, hora de normatizar
as condutas dentro de seu negócio na área de comércio.
Isso pode
começar por meio da elaboração de normas e princípios da organização, bem como
chegar à padronização de normas de conduta e rotinas.
SHITSUKE
O último
princípio, o SHITSUKE, diz respeito ao senso de disciplina. É por meio disso
que todos os que listamos anteriormente se tornam verdadeiramente incorporados
no ambiente organizacional e conquista-se melhores resultados, passando a fazer
parte, efetivamente, da cultura da empresa.
O 5S foi criado no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, período em que as
empresas buscavam otimizar a qualidade dos seus bens/serviços para competir em
mercados internacionais, especialmente nos Estados Unidos e Europa.
Quais os benefícios do 5S na
empresa?
A
implementação e manutenção do 5S na organização implicam em diversos
benefícios. O principal e mais óbvio é a organização do local, permitindo maior
facilidade para que os funcionários realizem suas funções com eficácia.
A otimização
da qualidade é outro fator que deve ser considerado. O 5S permite a redução do
refugo (desperdício) de materiais, assim como um maior alinhamento ao longo do
processo de produção do bem/serviço da loja de ferro e aço. Isso também
acarreta em redução de .
Por fim, é
necessário considerar o melhor aproveitamento do expediente. A desordem faz com
que muito tempo seja perdido na busca por insumos que estão fora do lugar. Com
o 5S, é possível atingir melhores resultados em menor tempo.
1. Crie uma comissão de implantação
Crie um grupo
responsável pela implantação, ele deve ser composto pelos próprios funcionários
da loja. O objetivo dessa comissão será o de implementar cada um dos 5S, a
começar pelo SIRI — isto é, descarte ou doação do que já não tem mais
serventia. Deve-se dar tempo, autonomia e espaço para o grupo se reunir.
2. Avalie com a
comissão os pontos críticos
Reúna-se com o
time de implementação para definir o que precisa de maior atenção, isso vai
variar bastante de acordo com cada loja. É comum que o SHITSUKE (senso de disciplina) seja o ponto de mais difícil
aplicação, afinal, é preciso treinar e conscientizar todos os profissionais
sobre o assunto.
3. Coloque em
prática todos os sensos
Esse é o
momento de pôr a “mão na massa”. Consiste em tirar o projeto 5S do papel e,
literalmente, . Deve jogar fora o que não
serve mais, limpar, encontrar novos padrões para a organização e assim por
diante. Dá trabalho, porém, os resultados são satisfatórios.
4. Estabeleça outra
comissão para análise
Para
finalizar, é preciso estabelecer outra equipe (a fim de não deixar a primeira
em conflito de interesses) para averiguar se os resultados desejados foram
alcançados. Esse movimento busca identificar o que mudou, o que ainda precisa
mudar e gerar novos hábitos no público interno, tornando-o autodisciplinado.
Quais cuidados devem ser tomados ao
implementar a metodologia 5S em seu negócio?
Alguns
cuidados devem ser observados quando se decide implementar a metodologia 5S em
sua loja.
Os principais deles são:
·
o gestor deve realmente acreditar no poder de mudança
implementado pela metodologia 5S;
·
deve ocorrer um treinamento para que os funcionários passem a
aplicar os 5 princípios em seu dia a dia;
·
deve ser implementado um mecanismo de avaliação, para que se
possa comparar o antes e o depois da implementação e a evolução cotidiana com o
uso dela, minimizando a ocorrência de ;
·
estimule a reflexão dos seus colaboradores sobre os princípios
da metodologia 5S;
·
realize a implementação por setores e de forma gradativa;
·
lembre-se que o 5S não é estático e, por isso, é fundamental
realizar melhorias nos processos para que ele continue sendo aplicado de acordo
com as necessidades da organização ao longo do tempo.
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